職場円満プロジェクト

2012年10月09日

「中間管理職のための、人を動かすビジネス・コミュニケーション術」<第2回>

中間管理職の重要なツールである、業務志向型のビジネス・コミュニケーション。第2回目は、実際の業務に役立つフレーズや、心掛けるべき点についてレクチャーする。

2リード2.png

 

納得を導き、信頼されている実感を持たせる

 


田島さんプロフィール.png 自分も部下も成長させて成果を出すことが中間管理職の目的であるなら、部下をいかに自発的に動かし、モチベーションを高めていくかが大きなテーマとなります。私がマイクロソフトで個性豊かな部下たちをまとめていくとき、心掛けていたことを3つお伝えしましょう。
 

 

 

 一つ目は、作業内容を指示する際、まずは「何のために必要か」「なぜあなたに頼むのか」を、時間をかけて説明すること。目的や背景など、仕事を高い視点から捉えることで、部下が納得し、与えられた仕事を前向きに取り組むように仕向けます。

 

 

 二つ目は、情報の垂れ流し。中間管理職には多方面からさまざまな情報が集まってきます。その中には、トップシークレットに近い新商品の情報や、予算会議での決定事項なども含まれるでしょう。しかし、それをあえて取捨選択せずに、そっと部下に伝えます。すると、先を見越した準備や心構えができるだけではなく、「こんなことまで話してくれた」という感覚が上司への信頼につながっていきます。

 

 

 また、部下の仕事の進捗状況を把握するためには、手帳などに部下の予定を記入するスペースを設けることが有効です。さらにパソコン上で自分の予定表を公開してスケジュールを共有すれば、部下が上司にいつ時間をとってもらえるか把握しやすくなり、双方でコミュニケーションアクションが組み立てられるようになります。

 

たった5秒の即効フレーズを活用

 

 

 三つ目は、適切な関わり方。自分も業務が多く忙しいけれど、部下を気に掛けていることを随時伝えていきます。「おはよう」のあいさつは自分から、折を見て「最近どう?」「順調?」などと話し掛けます。そうすることで上司と部下の垣根が低くなり、部下が困っていることをタイムリーに伝えてくれるようになれば、トラブルに発展する前に対処が可能です。逆に、上司が業務に追われ話し掛けにくい雰囲気を醸し出していたのでは、トラブルが大きくなってから聞くはめになり、「なんでもっと早くいわなかった!?」と雷を落とすことになりかねません。

 

 

 部下が何か話したそうにしているときに私が多用していたフレーズは、「よい話?悪い話?」。すると悪い話でも伝えていいのだと認識してくれます。もし、部下が失敗してしまったときは、「どうした?君らしくもない」と、本人を責めずに原因を探りましょう。そして、いかに迅速に失敗をリカバリーするかが重要なので、落ち込んでばかりいないよう「緊急事態だから、何かあればいつでも声を掛けて」。これが、自分は味方であり、一緒に解決しようという姿勢を部下に伝える効果的なフレーズです。

 

 

 私は、たまの名言より日常会話の5秒の積み重ねが大切だと考えています。統率しようと力まずに、こうした関わりを通じてお互いの垣根を低くしていきましょう。上司は「部下が何を考えているかわからない」と嘆き、部下は「上司との接点がうまく見つけられない」と悩んでいる傾向にあります。異なる価値観を持つ世代間ギャップもある中で、コミュニケーションは難しいと苦手意識を持つ方もいるでしょう。そこで、まずは一言から始めてみると考えてはいかがでしょうか?

 

 

図表1

2回図.png

 


次回は、実際にあったケースをもとに、より踏み込んだ対応策をお伝えします。

 

 

 

(この記事は2012年10月9日公開のものです) 

 

 

【関連記事】

 ⇒ 「中間管理職のための、人を動かすビジネス・コミュニケーション術」<第1回>

 ⇒ 「中間管理職のための、人を動かすビジネス・コミュニケーション術」<第3回>


PAGE TOP