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2012年12月11日

煩雑な業務を効率化!「e-就業ASP」で一歩先行く勤怠管理を実現

複雑な勤務形態にも対応可能なクラウドタイプの勤怠管理サービス

法改正や社会の要請を受け、複雑化する従業員の勤怠管理

 

 改正労働基準法による割増賃金率の引き上げ、メンタルを含む健康障害防止を目的とした過重労働対策、モバイルワークやテレワークといった多様な働き方の導入、厳しい経営環境下における業務効率化やコスト削減、人的資産の活用など、さまざまな側面から、企業は従業員の勤務実態を正確に把握することが求められている。

 

 

 しかし、実態を正しく捉えようとすればするほど、勤怠管理業務は煩雑になる。タイムカードや手書きで勤務報告させている企業であればなおさらだ。たとえば、押し忘れや記入漏れがあれば、単に忘れただけなのか、遅刻なのか、出張や外出なのか、休暇なのかと、確認をとって対応しなければならない。残業や休暇について専用帳票で申請させている場合は、上司承認の有無や内容との整合性もチェックしなければならず、時間も手間も掛かる。その上、集計はエクセルで手作業となると、管理部門は、勤怠締め後の一定期間は当該作業のみに追われてしまう。これでは、誰も従業員の勤務状況をリアルタイムに把握することができず、残業時間のコントロールや過重労働を防ぎようにも、後手に回るしかない。

 

 

e-就業ASP画像1.jpg こういった悩みを抱える企業を大きく支援し、煩雑な業務から解放してくれるのが、就業管理システム「e-就業ASP」。インターネット環境さえあれば、勤怠の入力から届け出の申請・承認、あらゆる勤務データの自動集計ができるシステムだ。

 

 

ASPサービスでありながらフレキシブル 導入の5つのメリット

 

 「e-就業ASP」は、フレックスや時間勤務、短時間勤務、交代制勤務など豊富な勤務形態に柔軟に対応でき、日や人によって勤務パターンの異なる企業では、勤務区分を追加して使用する。出社・退社の入力はパソコンに限らず、携帯・スマホ、ICカード(FeliCa、Mifare)やおサイフケータイをかざすFelicaリーダーやタイムレコーダーが利用でき、入力形態の併用もOK。休暇・残業・休日出勤などの各種申請は、事前に登録した承認ルートに沿って、全て画面上で手続きを行い、逐一申請・承認状況を確認することもできる。
そのほか、さまざまな便利機能が搭載されているが、編集部が「e-就業ASP」をオススメする理由は次の5点だ。

 

 


① 残業アラート機能

 

 設定した残業時間を超えたタイミングでアラートを表示する。リアルタイムに残業時間を把握することで、残業抑制意識の向上や過重労働回避につながる。


e-就業ASP画像2.png

アラートタイミングは、人別、職種・役職などそれぞれ3段階までパターンの設定が可能

 

 

② プロジェクト別作業実績機能

 

 日報報告画面で、勤務報告と同時にプロジェクト(仕事)別・作業内容別に工数と経費を入力することにより、個々の従業員がどんな仕事にどのくらいの時間を従事したのか、経費データも含めた「見える化」が図れる。集計データは原価管理や工数管理システムに応用可能。


e-就業ASP画像3_4.png

作業内容や案件ごとに時間を入力。作業工数の「見える化」も可能に

 


③ さまざまな帳票をPDF形式で出力可能

 
 下記の10種類のデータがPDFアウトプットできるシステムになっているため(下記画像※クリックで拡大します)たとえば、労基署の調査など、急遽対応しなければならないときもすぐに取り出せる。また、日別や月間の集計データをCSVデータとして出力し、自社の給与システムとの連携が可能。出力する帳票やCSVデータはニーズに合わせて安価にカスタマイズも可能だ。

 

PDF月報.pngPDF全社残業.png

 

帳票一覧.png



④ 年に数回のバージョンアップ

 

 法改正や顧客からの要望、時流に合わせた機能追加など、定期的にバージョンアップが行われる。今年は「60時間超過割増し残業時間の集計方法の拡張」「スマホからの報告・申請機能の追加」などが実施された。これらは月額費用に含まれる。その結果、「e-就業ASP」導入企業の8割は特別なカスタマイズなしに運用している。

 


⑤ きめ細やかなサポート体制

 

 稼働までは、労務管理に強い営業担当者が手厚くフォロー。各社の就業規則や要望を丁寧にヒアリングし、まず体験版を利用してもらいながら、実際のデータをセットして運用。検証後、各種マスターデータのセットアップや環境設定などを経て、テスト試用、本番という流れ。稼働後はサポートセンターで操作方法や、運用変更、カスタマイズの相談にも乗っている。きめ細やかな対応が評価され、サポートに対する顧客満足度は90%。「e-就業ASP」の継続使用率は92%を誇る。

 


 「e-就業ASP」は高性能に加え、システムの安定稼働が確保でき、外部からの攻撃を受けにくい「IBM i」サーバーを利用しておりセキュリティ面も安心。クラウドであるため、低コスト・短期間で導入でき、一方で、各社特有の就業規則や管理方法に合わせて、柔軟にカスタマイズすることも可能だ。

 

 

 現在、従業員数50人から6,000人企業まで導入実績がある「e-就業ASP」だが、50人以下の企業には、機能を絞り込み、よりリーズナブルな価格で提供する「e-就業mini」も用意している。これらを使って、管理部門の業務効率化のみならず、みんなが安心して働ける環境作りに向け、一歩先行く勤怠管理を目指してみてはいかがだろうか。

 

 


【お問い合わせ先】
株式会社ニッポンダイナミックシステムズ
TEL:03-3439-2001(平日9:00から17:00)

 

就業管理システム「e-就業ASP」(料金体系は50人から)
 http://www.nds-tyo.co.jp/e-asp/

 

少人数企業様向け就業管理システム「e-就業mini」(50人以下の企業対象)
 http://www.nds-tyo.co.jp/e-asp/mini/index.html

 

 

 

(この記事は2012年12月11日公開のものです)

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