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2013年04月10日

モバイルの業務利用が企業に与える影響とは

「コラボレーション・ソフトウェア」が実現する、スマートなモバイルの業務利用とは

モバイルの業務利用が企業に与える影響とは ─会社のデスクに縛られずに仕事をする─

 

「コラボレーション・ソフトウェア」が実現する、スマートなモバイルの業務利用とは

「コラボレーション・ソフトウェア」が実現する、

スマートなモバイルの業務利用とは

 

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現代の仕事環境において、スマートフォンやタブレットPCといったモバイル端末の業務利用は、珍しいことではなくなった。スマートフォンモバイル端末を活用すれば、必ずしも会社のデスクにいる必要がなく、仕事の効率化につながることは明らかだ。


現代社会でいくらスマートフォンが浸透しているとは言え、会社によっては「うちの社員ではモバイルを業務利用することは難しい」と考えるかもしれない。しかし、1980年代以降生まれの社員たちが企業の主戦力となりつつある時代だ。彼らは学生時代から当たり前のようにモバイルに触れてきた世代であり、仕事でもその流れは変わらない。ベテラン社員から見れば、時にはスマートフォンで遊んでいるように見えるかもしれないが、若手社員なりに効率性を考えているのだ。

だからと言って、決して「若手の自由な働き方」や「ノマドワーカー」を推奨するわけではない。前回のレポート「再認識される日本企業の強み ─働き方の一歩先をのぞく─」では、働き方の改革の必要性について解説したが、今回はモバイルの業務利用が企業に与える好影響について、具体例を交えて解説する。


まずはイメージしやすいように、日常的な業務にモバイルを導入している具体例を紹介しよう。業務利用前と後を「ビフォア」「アフター」とするので、改善点を確認して欲しい。

【シーン1】
外出中、お客様からのご要望について、関連部門の担当者に確認を取る必要が生じた。

ビフォア:帰社後、社内データベースにPCでアクセスをして、関連部署の担当者を検索。該当の担当者と連絡を取り、緊急の打合せをセットした。

アフター:商談終了後、帰社途中にスマートフォンから社内データベースへアクセス。関連部署の担当者を検索して、その場で連絡を取る。帰社後すぐの緊急打合せをセット。

業界を問わずよく起こりうるシーンだろう。「ビフォア」では、会社に戻って自分のPCから社内のデータベースにアクセスして、担当者名と連絡先を確認する流れが一般的だが、打合せをセッティングするまでに時間を要するだけでなく、帰社後に各担当者のスケジュールを確認する必要があるので、同僚も巻き込んで残業させてしまう可能性がある。

しかし「アフター」では、外出先から全てセッティングが可能なので、得意先の要望に迅速に対応することができ、なおかつ同僚にも負担をかけることがない。

【シーン2】
電車の遅延により、社内会議に遅れそうになった。

ビフォア:会議に遅れる旨を連絡。会議へ遅れて参加。参加できなかった前半は後日議事録を確認。
アフター:近くの喫茶店に入り、スマートフォンからWEB会議にアクセスし、リアルタイムで会議に参加。

電車遅延もよくある話だ。「ビフォア」では会議の参加者全員のスケジュールに影響を及ぼす上に、仮に遅れて会議に出席した場合でも後で参加者にヒアリングしたり議事録を確認するなど、予定外の時間を取られてしまう。

しかし「アフター」であれば、外出先でも移動中でも会議に参加することができ、予定外のトラブルに悩まされることもない。

【シーン3】
遠方での打合せが長引き、気が付けばもうこんな時間。でも本日中に業務報告書を提出しなくてはならない。

ビフォア:定時以降に外出先から帰社。社内のデータベースにPCでアクセスをして業務報告書を作成し、上司に提出。
アフター:外出先から自宅への移動中、スマートフォンからデータベースにアクセスし、メールを打つ要領で業務報告書を作成し、上司へ提出。


このケースでも、移動時間を有効活用してスマートフォンで作業を行えば、帰社することもなく業務を効率化できることがおわかりだろう。

このようなモバイルの活用は、業務効率が上がることだけが利点ではない。今まで個人の「力技」で切り抜けていた急な対応や、トラブルによる想定外の業務を、時間や移動距離に煩わされることなく効率的かつスピーディーに切り抜けることができるところが、大きな利点だろう。

しかし、「長年PCで作業していた業務を本当にスマートフォンでできるのか?逆に面倒ではないか?」という疑問をぬぐえない方もいるかもしれない。

PCとは勝手が異なり、スマートフォンは小さな画面で内容を確認し、画面に表示されるキーパッドで文字を入力しなくてはならない。スマートフォンで普段の業務を「いつも通りに」こなすレベルにするためには、スマートフォンでも「作業しやすい」環境をつくる必要がある。

もしもスマートフォンで作業しやすい環境があれば、PCでの作業と変わらずに、もしくはそれ以上に作業をしやすくなるだろう。とは言え、長年使っている業務アプリケーションをスマートフォン用として1から作ると言うのは非常にコストがかかる上、システム的なハードルも高い。


そこで着目したいのが、長年使っていた母体となる業務アプリケーションケーションである。近頃では、この母体となるPC版の業務アプリケーションに影響を与えることなく、スマートフォン用の「見た目」に最適化された使いやすさを簡単に追加することができる技術が登場している。こうした技術を利用すれば、比較的大きな投資をせずにスマートフォン用の「使える業務アプリケーション」を作ることが可能なのだ。

これは、前回レポートをした進化したグループウェア「コラボレーション・ソフトウェア」の最新技術のひとつでもある。このような技術の進歩により、モバイルの業務利用を実現している企業が増えてきているのだ。

時代にふさわしい技術の登場で、会社にいなくても仕事ができる環境は整った。自身の業務効率化に加え、共に業務を進める同僚も効率的に対応ができるようになり、結果としてクライアントを待たせることや、残業のコストを減らすこともできる。この効率化が全社員に適用されれば、会社にとって良い影響が期待できることは言うまでもないだろう。

メールチェックやスケジュール管理だけにモバイルの利用を留めるのはなんとももったいない話であるから、まずは「会社のデスクに縛られずに仕事をする」ことが生み出す価値を考えていただき、モバイル活用によるスマートなワークスタイルの実現を叶えていただきたい。

次回のレポートでは、企業内ソーシャル活用が生み出す価値とその可能性について解説する予定だ。


第1回再認識される日本企業の強み ─働き方の一歩先をのぞく─

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