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2013年04月03日

再認識される日本企業の強み ─働き方の一歩先をのぞく─

2013年のグループウェアは「コラボレーションソフトウェア」へと進化

再認識される日本企業の強み ─働き方の一歩先をのぞく─

 

2013年のグループウェアは「コラボレーションソフトウェア」へと進化

 

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企業を取り巻く環境は常に変化を続けている。取引先や工場、支社は国内だけではなくなり、外国人の社員も増えている。企業規模が絶対的優位だった時代は過去のものとなり、これまで競合ではなかった企業に、老舗の大企業があっという間に追い抜かれていく。
自分ができない仕事、経験したことのない仕事も「正確」かつ「スピーディー」に行うことが求められる。企業が社員に当たり前に要求することが、ビジネス環境の変化により未経験の業務を増やし、現場社員の負荷を上げている。こうした傾向は、今後も続いていくだろう。
コンピュータ関連のサービスおよび製品を提供する日本IBMでは、グループウェアの進化がもたらすワークスタイルの変化についてレポートを発表した。真に組織の効率化するにあたり、企業は何を考えるべきであるのか?を解説する。
ビジネスシーンにおいて社員の働き方は多様化しているが、突然増加した未経験の業務を「正確かつスピーディーに実行できる社員」は希少な存在だろう。たった数年前まで存在すらしていなかった仕事もあるのだから、未経験の仕事に社員が対応できないのは当たり前だとも言える。
しかし、企業としては「出来なくても仕方がない」では済まない。新しいこと、未経験のことにも取り組まなければ、生き残ることが難しい時代なのだ。とは言うものの、時間や余力の問題もあるため、高度なスキルを持つ人材の育成に継続して取り組むのは、企業として容易でない。
新しい業務は増え続けるのに、人材を育成する充分な余裕がない…多くの企業がこの課題を抱えているがゆえに、社員が「力技」で乗り切らざるを得ない状況を生み出しているのが現状ではないだろうか。しかし社員はスーパーマンではない。いつまでも「力技」で乗り切ることは不可能だ。何より若くて優秀な社員にストレスを与え続けることは、人材の流出につながりかねない。事業継続において優秀な人材の確保は重要な要素である以上、「力技」で乗り切っている現状の解決は企業にとって優先順位の高い課題だということは明白だろう。
もちろん個人の能力を上げることは間違ってはいないし、今は「個人の能力の高さ」や「個人のスキルの向上」を推奨する傾向が強くなっているようにも思われる。しかし、個人の能力を上げること“だけ”が最良の方法ではないのだ。
そもそも日本企業は、1人のスーパーマンが多くの業務や課題を解決するのではなく、個人の能力を尊重しながらも、組織全体で課題に立ち向かうという考え方があったように思う。そして今まさに、組織全体で環境の変化に立ち向かうことを「組織の生産性の追求」という形で、実践し始めている企業が増加しつつある。できる限り仕事を効率化し、組織全体で課題を解決するという考え方を「ITの力」で実践しようとしているのだ。
現在、企業向けの“グループウェア”が再注目されているのをご存じだろうか。企業組織において、多くの社員が毎日のように利用する最も基本的なソフトである。中には「今さらグループウェア?」と古いイメージを持つ人もいるかもしれない。
しかし実際、ここ数年で急速に発達した「モバイル」「ソーシャル」といった技術がグループウェアにフィードバックされ、これまでとは全く異なるものに進化しているのだ。この進化により、「グループウェア(みんなで使うソフトウェア)」ではなく、「コラボレーションソフトウェア」という呼び方に変わっている。もはや“社員がみんなで使う単なるツール”ではなく、「社員に対して働きやすい環境を提供するプラットフォーム」としての考え方が取り入れられており、実際の現場の仕事で「使える」ツールになっていることに注目して欲しい。
具体的にどこが「使える」ツールになっているかと言えば、コラボレーションソフトウェアはオフィスのPCだけでなく、社外で業務に使うタブレットPCやスマートフォンなど場所を選ばずに使え、社員の負担を減らすITになっているところだ。「いつでも、どこでも、社員が働きやすい環境」を提供し、社員の負担軽減に働きかけ、しかも誰もが簡単に使いこなせるのが、コラボレーションソフトウェアの特徴だろう。
それではここで、ある営業の1日における働き方の変革の例を、最新のコラボレーションソフトウェア「IBM Notes/Domino 9.0 Social Edition」の例で紹介する。
AM 8:00 通勤電車内でスマートフォンから未読メールを確認
AM 10:00 顧客との打ち合わせで、次回予定をカレンダーにスマートフォンを使って即座に登録
AM 11:00 顧客からの要望について関連部門の担当者を検索し電話連絡。
午後に行う緊急の打ち合わせのスケジュールをスマートフォンでセット
PM 12:00 食事をしながらPCで業務報告書の作成
PM 1:00 外出先からスマートフォンで会議をリアルタイムに視聴(音声はグループ通話を利用)
PM 3:00 電車が遅れ、打ち合わせに遅れそうな旨を車内からスマートフォンのチャットで連絡
PM 4:00 打ち合わせ後PCでメール処理と翌日の資料作り。準備する内容を忘れないうちにまとめ
PM 7:00 帰宅の電車にてスマートフォンを使って最新のメールチェックと明日のスケジュールをカレンダーへ同期
これが最新のコラボレーションソフトウェアで実現できる、働き方の変革の一例だ。必要なタイミングで担当者を巻き込みながら、早いスピードで可能な限り効率的に自分の時間を使っており、「1つの業務を終えてから次の業務取り掛かる」という従来型の働き方とは大きく異なる。
1つの業務をこなしながら次のアクションを起こすことができれば、時間が短縮できるだけでなく、その日の業務がスムーズに進んでいく。いちいち帰社せずとも外出中にその場で資料を共有しながら議論ができ、離れたオフィスにいる専門家の意見を借りて、どんどん仕事を進めることが可能だ。顧客の要望の変化が激しい現在において、営業1人では限界がある。必要な人の助けを借りやすいIT環境を実現し、組織全体で業務に取り組むことが、企業にとって最善の策なのではないだろうか。
ビジネスにおけるITは熟成をし、「高度な技術を誰もがカンタンに利用できる」ようになった。今ではスマートフォンやタブレットPCなど高機能なデバイスを所有する人も多くなり、熟成したITを活用する環境も整っている。常に早いスピードで環境が変わり続ける現在において、何もしない“現状維持”は“後退”を意味しており、よりベストな環境を求めて変革を起こすなら今がチャンスだと言えるのかもしれない。
  次回のレポートでは、実際の成功事例を交えながら、働き方の変革の例をさらに詳しく紹介する予定だ。
 
IBM Collaboration Software
http://ibm.co/14BqBqR
導入事例
http://ibm.co/10tTlwi
IBM Notes/Domino 9.0 Social Edition 公式リリース
http://ibm.co/10g1yml
公式リリースを読む
http://www.pronweb.tv/release.php?code=8076

企業を取り巻く環境は常に変化を続けている。取引先や工場、支社は国内だけではなくなり、外国人の社員も増えている。企業規模が絶対的優位だった時代は過去のものとなり、これまで競合ではなかった企業に、老舗の大企業があっという間に追い抜かれていく。


自分ができない仕事、経験したことのない仕事も「正確」かつ「スピーディー」に行うことが求められる。企業が社員に当たり前に要求することが、ビジネス環境の変化により未経験の業務を増やし、現場社員の負荷を上げている。こうした傾向は、今後も続いていくだろう。


コンピュータ関連のサービスおよび製品を提供する日本IBMでは、グループウェアの進化がもたらすワークスタイルの変化についてレポートを発表した。真に組織の効率化するにあたり、企業は何を考えるべきであるのか?を解説する。


ビジネスシーンにおいて社員の働き方は多様化しているが、突然増加した未経験の業務を「正確かつスピーディーに実行できる社員」は希少な存在だろう。たった数年前まで存在すらしていなかった仕事もあるのだから、未経験の仕事に社員が対応できないのは当たり前だとも言える。


しかし、企業としては「出来なくても仕方がない」では済まない。新しいこと、未経験のことにも取り組まなければ、生き残ることが難しい時代なのだ。とは言うものの、時間や余力の問題もあるため、高度なスキルを持つ人材の育成に継続して取り組むのは、企業として容易でない。


新しい業務は増え続けるのに、人材を育成する充分な余裕がない…多くの企業がこの課題を抱えているがゆえに、社員が「力技」で乗り切らざるを得ない状況を生み出しているのが現状ではないだろうか。しかし社員はスーパーマンではない。いつまでも「力技」で乗り切ることは不可能だ。何より若くて優秀な社員にストレスを与え続けることは、人材の流出につながりかねない。事業継続において優秀な人材の確保は重要な要素である以上、「力技」で乗り切っている現状の解決は企業にとって優先順位の高い課題だということは明白だろう。


もちろん個人の能力を上げることは間違ってはいないし、今は「個人の能力の高さ」や「個人のスキルの向上」を推奨する傾向が強くなっているようにも思われる。しかし、個人の能力を上げること“だけ”が最良の方法ではないのだ。


そもそも日本企業は、1人のスーパーマンが多くの業務や課題を解決するのではなく、個人の能力を尊重しながらも、組織全体で課題に立ち向かうという考え方があったように思う。そして今まさに、組織全体で環境の変化に立ち向かうことを「組織の生産性の追求」という形で、実践し始めている企業が増加しつつある。できる限り仕事を効率化し、組織全体で課題を解決するという考え方を「ITの力」で実践しようとしているのだ。


現在、企業向けの“グループウェア”が再注目されているのをご存じだろうか。企業組織において、多くの社員が毎日のように利用する最も基本的なソフトである。中には「今さらグループウェア?」と古いイメージを持つ人もいるかもしれない。


しかし実際、ここ数年で急速に発達した「モバイル」「ソーシャル」といった技術がグループウェアにフィードバックされ、これまでとは全く異なるものに進化しているのだ。この進化により、「グループウェア(みんなで使うソフトウェア)」ではなく、「コラボレーションソフトウェア」という呼び方に変わっている。もはや“社員がみんなで使う単なるツール”ではなく、「社員に対して働きやすい環境を提供するプラットフォーム」としての考え方が取り入れられており、実際の現場の仕事で「使える」ツールになっていることに注目して欲しい。


具体的にどこが「使える」ツールになっているかと言えば、コラボレーションソフトウェアはオフィスのPCだけでなく、社外で業務に使うタブレットPCやスマートフォンなど場所を選ばずに使え、社員の負担を減らすITになっているところだ。「いつでも、どこでも、社員が働きやすい環境」を提供し、社員の負担軽減に働きかけ、しかも誰もが簡単に使いこなせるのが、コラボレーションソフトウェアの特徴だろう。


それではここで、ある営業の1日における働き方の変革の例を、最新のコラボレーションソフトウェア「IBM Notes/Domino 9.0 Social Edition」の例で紹介する。


AM 08:00 通勤電車内でスマートフォンから未読メールを確認

AM 10:00 顧客との打ち合わせで、次回予定をカレンダーにスマートフォンを使って即座に登録

AM 11:00 顧客からの要望について関連部門の担当者を検索し電話連絡。

・ 午後に行う緊急の打ち合わせのスケジュールをスマートフォンでセット

PM 12:00 食事をしながらPCで業務報告書の作成

PM 01:00 外出先からスマートフォンで会議をリアルタイムに視聴 (音声はグループ通話を利用)

PM 03: 00 電車が遅れ、打ち合わせに遅れそうな旨を車内からスマートフォンのチャットで連絡

PM 04: 00 打ち合わせ後PCでメール処理と翌日の資料作り。準備する内容を忘れないうちにまとめ

PM 07: 00  帰宅の電車にてスマートフォンを使って最新のメールチェックと明日のスケジュールを

・ カレンダーへ同期


これが最新のコラボレーションソフトウェアで実現できる、働き方の変革の一例だ。必要なタイミングで担当者を巻き込みながら、早いスピードで可能な限り効率的に自分の時間を使っており、「1つの業務を終えてから次の業務取り掛かる」という従来型の働き方とは大きく異なる。


1つの業務をこなしながら次のアクションを起こすことができれば、時間が短縮できるだけでなく、その日の業務がスムーズに進んでいく。いちいち帰社せずとも外出中にその場で資料を共有しながら議論ができ、離れたオフィスにいる専門家の意見を借りて、どんどん仕事を進めることが可能だ。顧客の要望の変化が激しい現在において、営業1人では限界がある。必要な人の助けを借りやすいIT環境を実現し、組織全体で業務に取り組むことが、企業にとって最善の策なのではないだろうか。


ビジネスにおけるITは熟成をし、「高度な技術を誰もがカンタンに利用できる」ようになった。今ではスマートフォンやタブレットPCなど高機能なデバイスを所有する人も多くなり、熟成したITを活用する環境も整っている。常に早いスピードで環境が変わり続ける現在において、何もしない“現状維持”は“後退”を意味しており、よりベストな環境を求めて変革を起こすなら今がチャンスだと言えるのかもしれない。


次回のレポートでは、実際の成功事例を交えながら、働き方の変革の例をさらに詳しく紹介する予定だ。

 


IBM Collaboration Software

http://ibm.co/14BqBqR


導入事例

http://ibm.co/10tTlwi


IBM Notes/Domino 9.0 Social Edition 公式リリース

http://ibm.co/10g1yml


公式リリースを読む

http://www.pronweb.tv/release.php?code=8076



 

 



 

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