マネジメントに役立つIT情報

2013年04月16日

経営的視点で業務用パソコンの「見直し」を行う

経営視点で見る「業務効率の向上とITインフラの整備」

経営的視点で業務用パソコンの「見直し」を行う

 

経営視点で見る「業務効率の向上とITインフラの整備」

 

今月発表された「Windows XPの2014年4月4月サポート終了」は、現在XPを利用している企業にとってパソコンの入れ替えを検討せざるを得ない大きなニュースとなっている。株式会社ジャストシステムの調査によると、未だWindows XPを利用している人は、全体の3割3割近い近く(28.7%)存在しているそうだ。
来年の2014年4月9日をもってサポートが終了すると、ウィルス等への対応アップデートがされなくなるので、インターネット接続で利用することは極めて危険な状態になる。Windows7,8などの最新のOSOSが利用できるPCPCやタブレット端末の買い替えを1年以内に実施する必要が出てくる。
最近は多種多様な端末の選択肢があり、利用の用途も広がっているため買い替えの検討に際しては、単なる機種選択だけではなく中長期的な経営戦略に基づいて検討・判断することが求められる時代になってきた。
■経営投資としてのITITインフラ整備
・業務効率の向上
パソコンは、業務の中心をなすデバイス(道具)となっている。様々な情報のやり取りを瞬時に行うことが「企業競争」に勝ち抜くためのポイントとなる場合も多い。単純にパソコンの性能が業務効率の向上に役立つケースもある。
あくまで想定だが、 スタッフが出社してパソコンを立ち上げ、実作業ができるまでの時間と終了処理、さらに作業処理の待ち時間短縮を試算してみるとこんな結果が見えてくる。
・PCの起動と終了による時間短縮
それぞれ60秒短くなるとして、 60秒×2回=120秒/台
・処理時間の短縮
1日1処理につき5秒短縮×20回=100秒/台
合計で1日あたり220秒(3分40秒)/台の短縮。
・毎月どれぐらいロスするか?
月20日勤務に換算すると 220秒×20日=4,400秒 (77.33分)
利用スタッフが20名(PC20台)とすると、
77.33分×20台=1466分40秒=約24時間/月
なんと!勤務時間を8時間とした場合、丸一日何もしないスタッフが
毎月3名も出てくる状態になる! 年間では36名(or 36日)になる!
この計算は、短縮効果(作業ロス)をわかりやすくするための、机上の計算としてとらえていただきたいが、レスポンスの遅いPC利用で、年間1ヶ月分を超える人件費が無駄になっている可能性が浮かび上がってくる。
また、省エネの観点からも電力を比較的多く消費するデスクトップパソコンから省エネ型のラップトップパソコンに変更するだけで、電気代の節約にもなってくる。レスポンスの早いパソコンを利用することは社員の作業場作業上も余計なストレスを感じることの軽減につながる。単にパソコンの価格の安さだけでなく利用上の効率や連動する効果も検討項目に入れて、総合的な判断をしていくと様々なメリットを生み出す可能性につながる。
・利用するシーンの確認
マルチデバイス導入の記事でもお伝えしているが、同じ会社でもそれぞれの社員の役割によってパソコンに求める機能が違ってくる。経理業務として使用する場合、外のお得意先で商品説明や在庫の確認をする場合など用途によってセキュリティや計算処理スピードを求める業務、携帯性を求められる業務など多種多様なニーズが存在する。
社員の求めるニーズを把握して最適なPCPCを選択することが、利便性を向上させ業務効率や利用効果を高めていくことにつながる。また、外出先や自宅での作業を想定する場合は、セキュリティのことも考え「クラウド」を利用することも検討したい。
・予算・スケジュールの立て方
いずれにしても、パソコンの新規導入には多額の予算が必要となってくる。その回収を単純な減価償却だけでなく、業務効率・利用効果換算していく必要がある。また、パソコン本体の価格だけでなく関連するアプリケーションの入れ替え・バージョンアップや社内回線の工事費用も見積もらなければならない。入れ替えにともなう「キッティング(※)」も外部委託する場合はその費用も必要になる。
※キッティング:、PCを導入する場合に必要となるOSのセットアップはじめ、既存ファイル等のユーザーデータ移行、アプリケーションソフトのインストール、メモリやハードディスクの増設・設定、ネットワークの接続、プリンタの設定、グループウェア、電子メールの設定など、パソコンを通常通り利用できるようにすること。
入れ替えの際は、これまで蓄積したデータの移行や上記セットアップ等で一時的にPCが利用できなくなる瞬間が生じるので、これを業務に支障のないよう短時間で済ませるために、アウトソーシングするケースが多くなっている。
新規導入のスケジュールを立てる場合は、アウトソーシング先とのスケジュールも十分に調整したい。
<関連記事>
・話題のマルチデバイスを導入・利用するときの注意
http://www.mng-ldr.com/it_introduction/2013/03/19/post-2.php
・業務用パソコン入れ替えのメリットと注意点
http://www.mng-ldr.com/it_introduction/2013/04/02/post-3.ph

今月発表された「Windows XPの2014年4月9日サポート終了」は、現在XPを利用している企業にとって、パソコンの入れ替えを検討せざるを得ない大きなニュースとなっている。

株式会社ジャストシステムの調査によると、未だWindows XPを利用している人は、全体の3割近く(28.7%)存在しているそうだ。


来年の2014年4月9日をもってサポートが終了すると、ウィルス等への対応アップデートがされなくなるので、インターネット接続で利用することは極めて危険な状態になる。Windows7,8などの最新のOSが利用できるPCやタブレット端末の買い替えを、1年以内に実施する必要が出てくる。


最近は多種多様な端末の選択肢があり、利用の用途も広がっているため買い替えの検討に際しては、単なる機種選択だけではなく中長期的な経営戦略に基づいて検討・判断することが求められる時代になってきた。


■経営投資としてのITインフラ整備


〇 業務効率の向上

パソコンは、業務の中心をなすデバイス(道具)となっている。様々な情報のやり取りを瞬時に行うことが「企業競争」に勝ち抜くためのポイントとなる場合も多い。単純にパソコンの性能が業務効率の向上に役立つケースもある。


あくまで想定だが、 スタッフが出社してパソコンを立ち上げ、実作業ができるまでの時間と終了処理、さらに作業処理の待ち時間短縮を試算してみるとこんな結果が見えてくる。


・PCの起動と終了による時間短縮

それぞれ60秒短くなるとして、 60秒×2回=120秒/台


・処理時間の短縮

1日1処理につき5秒短縮×20回=100秒/台


合計で1日あたり220秒(3分40秒)/台の短縮。


・毎月どれぐらいロスするか?

月20日勤務に換算すると 220秒×20日=4,400秒 (77.33分)

利用スタッフが20名(PC20台)とすると、

77.33分×20台=1466分40秒=約24時間/月


なんと!勤務時間を8時間とした場合、丸一日何もしないスタッフが

毎月3名も出てくる状態になる! 年間では36名(or 36日)になる!


この計算は、短縮効果(作業ロス)をわかりやすくするための、机上の計算としてとらえていただきたいが、レスポンスの遅いPC利用で、年間1ヶ月分を超える人件費が無駄になっている可能性が浮かび上がってくる。


また、省エネの観点からも電力を比較的多く消費するデスクトップパソコンから省エネ型のラップトップパソコンに変更するだけで、電気代の節約にもなってくる。

 

レスポンスの早いパソコンを利用することは、社員の作業上も余計なストレスを感じることの軽減につながる。単にパソコンの価格の安さだけでなく、利用上の効率や連動する効果も検討項目に入れて、総合的な判断をしていくと様々なメリットを生み出す可能性につながる。


〇利用するシーンの確認

マルチデバイス導入の記事でもお伝えしているが、同じ会社でもそれぞれの社員の役割によってパソコンに求める機能が違ってくる。経理業務として使用する場合、外のお得意先で商品説明や在庫の確認をする場合など用途によってセキュリティや計算処理スピードを求める業務、携帯性を求められる業務など多種多様なニーズが存在する。


社員の求めるニーズを把握して最適なPCPCを選択することが、利便性を向上させ業務効率や利用効果を高めていくことにつながる。また、外出先や自宅での作業を想定する場合は、セキュリティのことも考え「クラウド」を利用することも検討したい。


〇予算・スケジュールの立て方

いずれにしても、パソコンの新規導入には多額の予算が必要となってくる。その回収を単純な減価償却だけでなく、業務効率・利用効果換算していく必要がある。

 

また、パソコン本体の価格だけでなく関連するアプリケーションの入れ替え・バージョンアップや社内回線の工事費用も見積もらなければならない。

入れ替えにともなう「キッティング(※)」も外部委託する場合はその費用も必要になる。


キッティング:、PCを導入する場合に必要となるOSのセットアップはじめ、既存ファイル等のユーザーデータ移行、アプリケーションソフトのインストール、メモリやハードディスクの増設・設定、ネットワークの接続、プリンタの設定、グループウェア、電子メールの設定など、パソコンを通常通り利用できるようにすること。


入れ替えの際は、これまで蓄積したデータの移行や上記セットアップ等で一時的にPCが利用できなくなる瞬間が生じるので、これを業務に支障のないよう短時間で済ませるために、アウトソーシングするケースが多くなっている。


新規導入のスケジュールを立てる場合は、アウトソーシング先とのスケジュールも十分に調整したい。


<関連記事>

⇒話題のマルチデバイスを導入・利用するときの注意

http://www.mng-ldr.com/it_introduction/2013/03/19/post-2.php


⇒業務用パソコン入れ替えのメリットと注意点

http://www.mng-ldr.com/it_introduction/2013/04/02/post-3.php

 

 


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