実務BOX

2012年10月23日

コスト削減にもつながる出張旅費規程の整備

旅費規程の策定は、節税・コスト削減にもつながります。

 

 出張は企業の活動にはつきもの。そして、出張の際には「交通費」や「宿泊費」「滞在地での諸費用」など、当然コストが発生します。こういった出張コストは、大目に見ていると膨らんでいってしまいがちです。そうした出張費用の増大を防止するには、出張費用に関する規定を整備するのが一番です。規定として明示することで、出張費用の圧縮につながります。また、出張の定義等を明確にしておかないと、社員間に不公平が生じてしまう可能性もありますので、そういった意味でも規定の整備は必要といえます。


出張旅費規程 整備のポイント

 


 出張旅費規程を策定するにあたっては以下のようなポイントが上げられます。

 

 

(1) 出張の定義

 

 距離と時間で明確な基準を設けるのが望ましいといえます。日帰り出張や宿泊出張などの区分についても定めておきましょう。出張の定義を明確にしておけば、不正の防止にも役立ちますし、公平性の維持にもつながります。

 


(2) 適用範囲

 

 出張は業務として行われるものであるため、規定は役員、正社員、その他の社員の別なく適用されるものとします。

 


(3) 各種旅費

 

 旅費には「宿泊料」「交通費」「日当」があげられます。これらの費用についてもきちんと定めておきましょう。ここを明確にしておくことで、出張コストの膨大化を抑制できます。

 

 例えば、宿泊料については、宿泊料の支払い方法は、「定額での支給」と「実費での精算」があります。実費での精算という形を採っている企業も多いかと思いますが、これを定額に変更するだけでもコスト削減効果があります。あらかじめ金額が決められていれば、社員はその金額以下になるように努力するものです。最近では、インターネット予約による宿泊の割引など、さまざまな割安情報もありますので、こういった情報を社内で共有するようにするとよいでしょう。
 交通費についても、職位等を考慮しつつ、飛行機や鉄道などの交通機関のランクをあらかじめ設定し、基準を定めておくことで、経費の圧縮につながります。


 

(4) 出張手続きや出張中の休日・時間外労働の取扱

 

 申請・承認など出張の手続きについても定めておきます。また、出張中の休日の取扱や時間外労働の取扱についてもあらかじめ規定しておくと望ましいといえます。

 

 

 下記に出張旅費規程の雛形がありますので、参考にしてみてください。


出張旅費規程(見本).doc

 

 

 旅費規程を作っておくことで、出張の際に支払う「旅費日当」は経費とすることができますので、節税にもつながります。

 

 

 


(この記事は2012年10月23日公開のものです)

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