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2012年10月15日

企業における総務部の仕事(5) 福利厚生<冠婚葬祭と社葬>

企業に必ずありながら、その業務範囲や仕事の内容は企業によってさまざまな役割を持つ総務部門。企業・組織における「総務」とは?総務の仕事の内容について解説していきます。

 

 どんなにビジネス環境が変化しても、経済状況が悪化しても、企業にとって人材は大切な財産です。その人がいてこそ成り立つ企業にとって、競争力ともなる福利厚生は不可欠。ここでは、総務部に求められる福利厚生について見ていきます。

 
福利厚生業務「冠婚葬祭」

 

 総務の業務は全て重要業務ですが、中でも冠婚葬祭の手続きは、総務部の対応如何で社内外との関係に影響を与えるため、大切な業務として捉えられています。

 

 取引先に祝い事があれば一緒に祝う、得意先の担当者が結婚をしたら祝電を打つ、社員が結婚するとなったら祝い金を支給するなど、企業が社内外の関係企業や関係者と良い関係を築く足がかりになるのです。

 

 たとえば、自社の社員が成人式を迎えるときには、できるだけ成人式に近い日に社内の会議室やホールで成人式を祝うパーティーを開くと良いでしょう。その時には役職者も出席することが大切です。成人式を迎える社員が地方出身の場合は、年次有給休暇などを利用して帰郷を奨励するという方法もあります。社内報などで新成人の紹介をすれば(できれば写真付きで)、社内で情報を共有することができ、帰属意識も高まります。

 

 社員が結婚する場合は、企業として祝電を打ち祝い金を支給する、さらに総務部としては、社内報などに結婚を祝う記事を掲載するというのも良いでしょう。社員にとってはうれしいものです。関係会社や取引先の担当者が結婚した場合も、祝電は打ちましょう。私事とはいえ、仕事上の良い関係作りにつながります。

 

 昨今は、景気低迷も影響して、こういった冠婚葬祭にかかる費用を削減する企業が少なくありません。しかし、業務の円滑化をはかるためと考えれば、祝電や弔電を打つのは安いもの。良い関係を社内外で築いていくためにも、相手への配慮を忘れないようにすることが大切です。

 

冠婚葬祭図1.png

 

 


福利厚生業務「葬儀の手伝い」

 

 

 冠婚葬祭の中でも、葬儀は企業としてきちんと対応する必要があります。葬儀の仕事は一般に、葬儀の手伝いと社葬に分けられます。役員や社員、社外の取引先などで葬儀がある場合は、その取引先の窓口となっている担当者や総務部が手伝いに出向きます。

 

 葬儀を仕切っているのが、故人の地元の町内会や隣近所の人の場合には、その地域の慣習や親族の意向を考慮して、地元有志の人たちの指示に従って手伝うことが大切です。総務部は裏方に徹し、会社関係者の応対や弔電、供花の手配、式場への道順等の連絡など、速やかに行いましょう。企業側からの手伝いは、最低でも4?5人は必要でしょう。

 

 

【社葬の取り扱い基準を決めておく】

 役職付きの会社関係者が亡くなったとき、総務が取り仕切る社葬を開くことがあります。その際、社内的に社葬の取扱基準を決めておくと良いでしょう。

 たとえば、葬儀の費用を全て会社が負担する場合{社葬1}、寺院関係費は遺族負担でその他は会社が負担{社葬2}、区分を明確化した上で経費を社葬費として一部負担{準社葬1、2/私葬1、2}と基準を作っておくと良いでしょう(下表はその例)。

 

社葬図1.png

 

 

(この記事は2012年10月15日公開のものです)

 

 

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