実務BOX

2012年09月11日

ファイリングの基本 <文書のライフスタイル>

ファイリングに関する基本的な考え方を紹介します。

 

文書管理では、文書を一生に見立てた「ライフスタイル」という考え方があり、全ての文書は、下の図の通り、「発生(作成)から「廃棄」までのプロセスをたどります。

 

 

文書のライフサイクル図表1.jpg


 

「保管」と「保存」は似たような表現ですが、明確に区別されています。

 

「保管」は、参照頻度が比較的高く、必要に応じて即座に参照できるようファイリングし、事務所内のキャビネットなどに収納して管理している状態を指します。

 

「保存」は、あまり使われなくなった文書や、法的に保存義務がある文書を倉庫などで集中管理している状態を指します。

 

 処理された文書が整理されず、個人のデスクに山積みになっている、利用頻度が低くなった保存文書の管理が行き届かなくなり、所在が不明確になったり、キャビネット内では使わない文書(保存文書)が幅を利かせている......。電子文書でも同様です。これが常態化しているようでは、業務を円滑に遂行することができません。「文書情報マネジメント」の考え方を取り入れ、効率的に文書管理を実践していく必要があります。

 

 

(この記事は2012年9月11日公開のものです)

 

 

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